Vier Hotelgruppen, ein gemeinsamer Nenner: Mit umnify #hospitality und der tiefen Integration in apaleo verbinden sie verstreute Prozesse zu einem Ablauf – näher am Gast, mit weniger manueller Arbeit und mehr Übersicht für das ganze Team.
„umnify #hospitality hat uns geholfen, unsere Arbeitsweise grundlegend zu optimieren.
Durch die Integration mit apaleo konnten wir nicht nur unsere Housekeeping- und Check-in-Prozesse automatisieren, sondern auch Module wie Traces und Vertragsmanagement perfekt in unseren Alltag einbinden.
Die Flexibilität der Lösung erlaubt es uns, unsere Arbeitsprozesse maßgeschneidert abzubilden, anstatt uns an ein starres System anpassen zu müssen. Das Ergebnis: eine deutliche Effizienzsteigerung, zufriedene Gäste und ein reibungsloser Hotelbetrieb.“
Housekeeping, Check-in, Traces und Vertragsmanagement liefen unabhängig voneinander – ohne flexible Anpassung an die eigenen Arbeitsprozesse.
Durch die apaleo-Integration sind Housekeeping und Check-in automatisiert, Traces und Vertragsmanagement maßgeschneidert statt starr abgebildet.
„Die Flexibilität der Lösung erlaubt es uns, unsere Arbeitsprozesse maßgeschneidert abzubilden, anstatt uns an ein starres System anpassen zu müssen.“
Das Ergebnis: eine deutliche Effizienzsteigerung, zufriedene Gäste und ein reibungsloser Hotelbetrieb.
„Dank umnify haben wir endlich eine klare Struktur, die unser Sales-Team über alle Properties hinweg unterstützt, statt jede Property isoliert in Excel zu verwalten.
Wir nutzen die Unternehmensprofile in apaleo als Basis und reichern sie in umnify mit Kontakten und Sales-Informationen an. Finden wir mehrere Unternehmen derselben Gruppe innerhalb einer Property, führen wir sie zu Master-Unternehmensprofilen zusammen, und weil unser Setup Multi-Property ist, konsolidieren wir zusätzlich auf Account-Ebene zu Sales-Master-Profilen.
So sehen wir Umsatz und Potenzial nicht mehr nur pro Property, sondern über die ganze Unternehmensgruppe hinweg.“
Sales-Daten wurden property-weise in Excel gepflegt, Corporate-Verträge manuell erstellt. Mit jeder neuen Property wurde das System unübersichtlicher und fehleranfälliger.
Eine dreistufige Datenarchitektur in umnify, direkt via iFrame in apaleo eingebettet – Sales und Operations arbeiten jetzt auf derselben Datenbasis.
„Dass Operations jetzt auf Sales-Daten und Corporate-Verträge zugreifen kann, hat unsere internen Abläufe spürbar verbessert und die Zusammenarbeit zwischen den Teams deutlich gestärkt.“
„Mit umnify haben wir nicht nur unsere Prozesse verbessert – wir haben die Grundlage für nachhaltiges B2B-Wachstum bei Tailormade Hotels geschaffen.“
„Unser bisheriger Tech-Stack lief über Make.com, wir haben unsere Automatisierungen inzwischen aber komplett auf umnify umgestellt.
Der Grund für den Wechsel war, dass wir Prozesse automatisieren wollten, im eigenen Team aber nicht die nötige Programmier-Expertise hatten, um mit Tools wie Make.com zu arbeiten. Als wir umnify kontaktierten, hieß es, sie könnten die Automatisierungen für uns übernehmen.
Inzwischen kennt uns das Team so gut, dass neue Automatisierungen in sehr kurzer Zeit umgesetzt werden können. Besonders die Helloguest-Integration hat uns überzeugt: Seitdem checken mehr Gäste am Kiosk ein als an der Rezeption.“
Der bisherige Tech-Stack lief über Make.com – ohne eigene Programmier-Expertise im Team ließen sich Prozesse kaum selbst automatisieren.
umnify übernimmt die Automatisierungen komplett: Buchungsbestätigungen, Meldescheine, Rechnungen und Zimmerzuweisung laufen automatisch.
„Inzwischen kennt uns das Team so gut, dass neue Automatisierungen in sehr kurzer Zeit umgesetzt werden.“
„Seitdem checken mehr Gäste am Kiosk ein als an der Rezeption."
„Mit umnify haben wir eine Lösung gefunden, die viele dieser Prozesse sinnvoll miteinander verbindet und unseren Teams den Arbeitsalltag deutlich erleichtert.
Für uns ist die Lösung inzwischen weit mehr als nur ein Tool für Gästekommunikation, wir nutzen sie von automatisierten Reservierungsbestätigungen über Housekeeping bis hin zu Lost & Found und WhatsApp-Kommunikation.
Durch die enge Verbindung mit Apaleo haben wir viele dieser Informationen genau dort, wo wir sie wirklich brauchen, nah am Gast und an der Reservierung.“
Gästekommunikation, Rechnungen, Housekeeping und Lost & Found liefen über verschiedene Systeme verteilt – Abläufe wurden dadurch unnötig kompliziert.
Volle Integration in apaleo: Bestätigungen, Rechnungen, Housekeeping und Lost & Found laufen automatisiert direkt am Gastprofil – inklusive WhatsApp-Zugangscodes bei Spätanreisen.
„Unser Housekeeping-Team arbeitet sehr gerne mit der App und kommt im Alltag gut damit zurecht.“
„Genau so hätte es eigentlich schon immer sein sollen."
