Hallo zusammen,
Die meisten Hotelteams kennen es: Viele Aufgaben im Alltag bestehen aus kleinen, wiederkehrenden Prozessen, die zuverlässig funktionieren müssen, aber trotzdem Zeit binden. Von der Gästekommunikation und dem Rechnungsversand über Housekeeping und interne Aufgaben bis hin zu Reparaturmeldungen oder Lost & Found. Wenn die dazugehörigen Informationen dann noch über mehrere Systeme verteilt sind, werden Abläufe schnell komplizierter, als sie eigentlich sein müssten.
Bei Avaneo Hotels wollten wir genau das vereinfachen und mehr Informationen direkt an das Gastprofil und die Reservierung in Apaleo bringen. Mit umnify haben wir eine Lösung gefunden, die viele dieser Prozesse sinnvoll miteinander verbindet und unseren Teams den Arbeitsalltag deutlich erleichtert.
Ich bin Alex von Avaneo Hotels und möchte gerne einen Einblick geben, wie wir bei uns im Alltag mit umnify arbeiten und welche Prozesse wir damit bereits deutlich vereinfachen konnten.
Für uns ist die Lösung inzwischen weit mehr als nur ein Tool für Gästekommunikation. Wir nutzen sie in verschiedenen Bereichen unseres Hotelbetriebs – von automatisierten Reservierungsbestätigungen und Rechnungsversand über E-Mail-Postfach, Aufgaben und Traces bis hin zu Housekeeping, Reparaturaufträgen, Lost & Found und WhatsApp-Kommunikation.
Ein großer Vorteil ist für uns die volle Integration in Apaleo. Genau das macht im Alltag einen echten Unterschied. Die relevanten Informationen laufen direkt im Gastprofil zusammen, sodass unser Team nicht ständig zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten schneller den richtigen Überblick haben.
Gerade im Hotelalltag ist es wichtig, Informationen schnell und sauber verfügbar zu haben. Wenn Reservierungsdaten, Kommunikation, Aufgaben, Rechnungen oder operative Themen an verschiedenen Stellen liegen, kostet das unnötig Zeit und macht Prozesse komplizierter, als sie sein müssten.
Durch die enge Verbindung mit Apaleo haben wir viele dieser Informationen dort, wo wir sie auch wirklich brauchen – nah am Gast und an der Reservierung. Das macht die tägliche Arbeit für Front Office, Housekeeping und Management deutlich einfacher. Man muss weniger suchen, weniger hin und her springen und kann schneller reagieren.
Für uns ist das einer der größten Mehrwerte, weil es nicht nur einzelne Prozesse automatisiert, sondern insgesamt mehr Struktur in den Ablauf bringt.
Einer der ersten Bereiche, den wir umgesetzt haben, war die Automatisierung von Reservierungsbestätigungen bei Direktbuchungen. Gerade Buchungen, die telefonisch oder per E-Mail eingehen, verursachen im Front Office oft wiederkehrende manuelle Arbeit.
Heute werden diese Bestätigungen automatisch verschickt. Das sorgt für mehr Verlässlichkeit, spart Zeit und nimmt dem Team eine Aufgabe ab, die zwar wichtig ist, aber im Alltag viel Kapazität bindet.
Auch den Rechnungsversand nach dem Check-out haben wir automatisiert. Das klingt vielleicht zunächst nach einem kleinen Prozess, ist aber in der täglichen Praxis ein echter Gewinn. Die Rechnung geht sauber und zuverlässig raus, ohne dass das Team jedes Mal manuell nacharbeiten muss.
Wir nutzen das System außerdem als E-Mail-Inbox sowie zur Verwaltung von Traces und Aufgaben. Dadurch haben wir intern eine deutlich bessere Übersicht darüber, was noch offen ist, wer sich um welches Thema kümmert und welche Informationen bereits vorliegen.
Besonders hilfreich ist, dass diese Themen nicht isoliert irgendwo nebenher laufen, sondern mit den Gästedaten und operativen Prozessen verbunden sind. Das macht die Zusammenarbeit im Team transparenter und strukturierter.
Gerade wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, ist es enorm hilfreich, nicht alles über verschiedene Tools, Notizen oder einzelne Postfächer zusammensuchen zu müssen.
Ein Bereich, in dem wir besonders positive Erfahrungen gemacht haben, ist Housekeeping. Unser Housekeeping-Team arbeitet sehr gerne mit der App und kommt im Alltag gut damit zurecht.
Durch die Integration in Apaleo sind Reinigungslisten, Zimmerstatus und relevante Informationen sehr einfach nutzbar. Das Team sieht, was zu tun ist, kann schnell reagieren und muss nicht mit unnötigen Umwegen arbeiten.
Neben den klassischen Reinigungslisten nutzen wir auch die Funktion für Reparaturaufträge. Wenn dem Housekeeping etwas auffällt, kann es direkt und unkompliziert gemeldet werden. Das macht den Prozess deutlich schneller und sorgt dafür, dass Informationen nicht verloren gehen oder erst mühsam weitergegeben werden müssen.
Eine Funktion, die uns wirklich positiv überrascht hat, ist Lost & Found.
Der Prozess rund um vergessene Gegenstände war früher oft manuell, kleinteilig und nicht immer so transparent, wie man es sich wünschen würde. Jetzt können Fundstücke mit Fotos dokumentiert und direkt mit dem Gast kommuniziert werden.
Das ist für das Team einfach in der Anwendung und für den Gast deutlich professioneller. Besonders die Fotodokumentation und die direkte Nachricht an den Gast machen den Ablauf sehr angenehm. Für uns ist das eine dieser Funktionen, bei denen man im Nachhinein denkt: „Genau so hätte es eigentlich schon immer sein sollen.“
Auch die WhatsApp-Funktion nutzen wir aktiv, zum Beispiel bei Spätanreisen. Gäste erhalten automatisch eine PIN für den Zugang.
Das ist ein Prozess, der einfach zuverlässig funktionieren muss. Wenn Gäste spät anreisen, sollen sie ohne Unsicherheit und ohne unnötige Rückfragen ins Haus kommen. Durch die Automatisierung bekommt der Gast die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt, und unser Team muss nicht jede einzelne Nachricht manuell versenden.
Das sorgt auf beiden Seiten für mehr Sicherheit und Komfort.
Aktuell arbeiten wir gemeinsam mit dem Team an einer Loyalty-Lösung, mit der wir Gästen künftig einen bestimmten Status zuweisen können. Das ist für uns ein spannender nächster Schritt, weil wir dadurch noch individueller auf Gäste eingehen und interne Abläufe besser daran ausrichten können.
Was wir an der Zusammenarbeit besonders schätzen, ist, dass nicht einfach nur eine fertige Software bereitgestellt wird. Es wird wirklich mitgedacht. Ideen werden aufgenommen, Prozesse hinterfragt und Lösungen so entwickelt, dass sie zu unserem Hotelalltag passen.
Die Zusammenarbeit empfinden wir als sehr angenehm. Das Team ist kompetent, gut erreichbar und bringt selbst viele Ideen ein, wie man Prozesse weiter verbessern kann.
Gerade in der Hotellerie braucht man Lösungen, die nicht nur technisch funktionieren, sondern auch im Alltag Sinn ergeben. Genau das ist für uns wichtig: einfache Abläufe, weniger manuelle Arbeit, bessere Übersicht und eine gute Verbindung zu Apaleo als zentralem System.
Wir schätzen die Zusammenarbeit sehr und freuen uns auf alles, was noch kommt. Besonders das Thema KI wird in Zukunft sicher noch viele spannende Möglichkeiten eröffnen, um Prozesse weiter zu vereinfachen und Gäste noch gezielter zu betreuen.
Für uns ist die Lösung inzwischen ein wichtiger Bestandteil unseres täglichen Arbeitens geworden. Nicht, weil sie einzelne Aufgaben ersetzt, sondern weil sie viele Abläufe sinnvoll miteinander verbindet und unserem Team hilft, effizienter und strukturierter zu arbeiten.
