Hallo Community,
ich bin Daniel von Hackmann Hotels. Wir sind eine inhabergeführte Hotelgruppe aus dem Emsland mit Standorten in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen. Die Gruppe betreibt aktuell 9 Hotels mit 628 Zimmern und bringt 39 Jahre Erfahrung in der Hotelbranche mit. 2026 kommen zwei weitere Hotels mit insgesamt 193 Zimmern hinzu. Jeder Standort wird von einer Hoteldirektion und ihrem Team geführt.
Ich wollte teilen, wie wir umnify als unsere zentrale Automatisierungsplattform nutzen und was wir damit alles aufgebaut haben. Ich glaube, vielen in der Community ist noch gar nicht bewusst, wie viel umnify jenseits von Gästekommunikation und CRM leisten kann – hoffentlich gibt das hier eine hilfreiche Perspektive.
Unser bisheriger Tech-Stack lief über Make.com, wir haben unsere Automatisierungen inzwischen aber komplett auf umnify umgestellt. Der Grund für den Wechsel war, dass wir Prozesse automatisieren wollten, im eigenen Team aber nicht die nötige Programmier-Expertise hatten, um mit Tools wie Make.com zu arbeiten. Als wir umnify kontaktierten, hieß es, sie könnten die Automatisierungen für uns übernehmen. Inzwischen kennt uns das Team so gut, dass neue Automatisierungen in sehr kurzer Zeit umgesetzt werden können.
Die wichtigsten automatisierten und teilautomatisierten Prozesse haben wir im Front-Desk-Bereich umgesetzt. Dazu gehören unter anderem der Versand von Buchungsbestätigungen, Meldescheinen und Rechnungen, die Zuweisung gereinigter Zimmer bei Anreise sowie Routing-Regeln für Zahlungsautorisierungen.
Einige unserer Hotels sind mit Self-Service-Check-in-Kiosken von Helloguest ausgestattet. Für den kontaktlosen Check-in benötigen Gäste eine Helloguest-ID. Bis vor ein paar Monaten mussten wir diese IDs manuell per E-Mail versenden, was sehr zeitaufwendig war.
Um das zu lösen, haben wir Helloguest mit umnify integriert. Sie haben eine Schnittstelle entwickelt, über die umnify die Helloguest-IDs automatisch abrufen kann. Anschließend haben wir automatisierte E-Mail-Workflows in umnify eingerichtet, die sicherstellen, dass Gäste ihre Helloguest-ID vor der Anreise per E-Mail erhalten.
Seit der Einführung dieser Lösung checken mehr Gäste am Kiosk ein als an der Rezeption.
Aktuell setzt umnify für uns ein digitales Mitarbeiter-Onboarding-Formular um. Das soll helfen, den manuellen Aufwand beim Onboarding neuer Mitarbeitender zu reduzieren.
Ich beantworte gerne Fragen zu unserem Setup!
